É função de qualquer organização retalhista não só vender bens ou serviços diretamente aos consumidores, como também ambicionar expandir-se para outros horizontes. Mais cedo ou mais tarde, se o lucro obtido for suficientemente proveitoso, muitas organizações almejarão alargar paulatinamente os seus negócios. Não raras vezes, conseguem-no através da introdução de novas plataformas e canais digitais, e também através da abertura de novas lojas físicas.
A abertura de uma loja física é exigente e complexa. Se por um lado envolve diferentes funções, nomeadamente a financeira, por outro é um processo que exige plena coordenação entre as equipas centrais e as diferentes equipas no terreno. Infelizmente, a comunicação entre os imensos intervenientes ainda é realizada de forma manual e pouco eficiente.

Os gatilhos que normalmente possibilitam a abertura de uma nova loja física nas grandes organizações assentam em três fases essenciais. A primeira fase relaciona-se com o estudo de viabilidade económica e financeira. A segunda fase engloba diversos equipas e processos, entre eles a gestão de capital humano, de planeamento e de compras. Por último, a sua concretização física, com a abertura do novo espaço comercial e o envolvimento das equipas responsáveis no terreno de operações. Normalmente, a função financeira dá início ao processo e é responsável pela primeira jornada. Para tal, as equipas financeiras são atores essenciais, pois são elas que geralmente efetuam a análise do mercado e de diversos indicadores financeiros. Ainda nesta fase, segue-se a aprovação ou desaprovação desse investimento por parte das equipas diretivas. Caso o novo projeto seja aprovado dá-se a abertura de um novo centro de custos no sistema contabilístico. Numa segunda etapa, muitas equipas interagem. Por exemplo, as equipas de capital humano dão início aos seus processos de recrutamento e o seu enquadramento na estrutura organizacional. A terceira etapa, corresponde à execução de diversos processos, entre eles o processo de compras de mercadoria, gestão de inventário, vendas, entre outros.

Nas organizações que ambicionam expandir-se rapidamente, o tempo de implementação de novas lojas exige-se reduzido. Desde a aprovação do investimento até à almejada abertura, existe uma estreita janela temporal previamente estipulada pelas equipas. Da minha experiência, entre dez a doze semanas é o tempo requerido para abertura de uma nova loja, a partir do momento que o investimento é aprovado. Quanto menor for este período, maiores dificuldades e exigências serão colocadas à organização e seus colaboradores para finalização das planeadas atividades.
Todas as atividades dependem de outras previamente finalizadas ou, então, são executadas em simultâneo. Por exemplo, o necessário treino dos colaboradores sucede à tarefa de contratação ou transferência de novos funcionários para a nova superfície. A necessidade de instalação de infraestrutura informática, software de gestão de loja e rede WIFI, antecede a receção da primeira transferência de mercadoria. Todas estas etapas sucedem, à realização de um contrato de compra ou arrendamento da própria loja ao arrendatário ou instituição bancária. E assim sucessivamente.

Mesmo nos complexos tempos que vivenciamos, vislumbro o futuro de alguns retalhistas de forma muito positiva. Constato que os níveis de exigência e propensão para a transformação digital de muitos processos continuam altíssimos. Tenho também verificado a crescente ambição de algumas marcas na sua constante expansão, através da análise dos seus resultados disponibilizados ao público. A título de exemplo, o Grupo Pepco, registou um aumento de 5.3% nas vendas até meados do corrente ano, relativamente ao período homólogo, fruto de uma aposta continua na melhoria e informatização dos seus processos de expansão e gestão de ciclo de vida da loja. Atualmente, ainda sem presença no nosso país, a sua principal insígnia Pepco opera já em dezassete mercados europeus, com uma média anual de dois novos países e trezentas novas lojas.

*com JMS